Written on 2013年3月29日 @ 09:28 | by 中小企业规范化管理网 | Tags: 企业规范化管理  会议管理  会议  规范化管理  

企业规范化管理之会议管理

作者:张国祥
中国是一个文山会海的国度,君不见打开电视新闻频道,从中央到地方,无不是会议报道。好像只有会议才能显示领导的存在,好像只有会议才能解决问题,好像离开了会议,这个社会就不能正常运转了。
企业也是如此,没有会议,干部就无法展示权威,没有会议,老板就不能发号司令。对一个企业而言,其实会议本身才真正是问题的根源——是一切管理混乱的根源。
没有制度或者有制度执行不了,靠会议;有矛盾、有纠纷,积怨多了,靠会议;有投诉、有质量问题,没有人解决得了,靠会议;有临时任务、有上级指令,要布置,靠会议……总之,没有规范的企业,一切工作靠会议。会议无规划、会议无主题、会议无目的,会议随时可能召开,会议随时可能延长、会议常常老调重弹,会议往往议而不决。会议只是表明管理者在工作,却不能帮助员工解决多少实际问题。
说起开会,很多企业的员工都会心生恐惧。会议并不杀人,为何会生恐惧呢?有个企业的员工告诉我:对他们而言,会议就是煎熬和折磨。说好三分钟的短会,不超过半小时不会结束;说好二个钟头的会议,没有半天下不来。领导出差前要开个会,叮咛叮咛;领导出差后,见闻要介绍介绍,当然忘不了对其出差期间犯错误的员工要清算清算。领导参观一下别的企业,发现有差距,也要回来骂骂员工——为什么你们没有别人做得好?会上总是老板或上司在教训员工——好像企业的所有问题都出在员工身上。今天张三挨骂,明天李四被批,下一次不知轮到谁。这样的企业,员工有没有别的病不清楚,但一定少不了会议恐惧症。
我曾经是无效会议的政治牺牲品,就因为一次对徒有形式而无内容的冗长会议无法忍受中途退场,导致了我政治生命的终结——从入党积极分子变成了永远与党无缘。当我在企业担负一定的职务之后,我不敢乱开会,也不敢开长会,每次会议我都认真准备,每次会议我都预报时间并且承诺绝不超时,因为我不想自己也成为别人中途退场的会议主持人。我发现认真准备、掌控得法,会议也是推动工作的有效手段。因此,我想对会议的作用、意义以及会议管理办法谈谈张国祥老师个人的经验和体会,以供希望从会海中解放的企业借鉴和参考。
一、             会议的基本作用
会议的作用不外乎布置工作、总结经验、讨论事项、分析问题、研究对策,一言以蔽之就是做出决策。
也就是说每次会议都有特定的主题,都有需要解决的问题,只要围绕主题、集思广益,达成问题解决的目的就行,这样的会议才有意义。
二、             会议的管理办法
一个企业每年应该召开的会议其实是屈指可数的,固定会议除了企业的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会(班组有晨会或晚会)之外,其余的会议都是专题会议,或是非常规会议,也可以称之为临时会议。
企业必须建立会议管理制度或者是会议召开流程,对各类会议的主持人、参加人员、召开地点、会议召开时间长短、会议发言顺序、会议成果(如会议纪要、会议简报、会议决定等)做出清楚明确的界定,以确保会议召开的效率和效益。
对各种临时会议实行申报审批制度,可以制订《临时会议申报审批表》,对会议召开的目的意义、参与人员、讨论事项、解决问题、会议时间地点等事先做出规划,事后进行跟踪。让会议主持人或召集人做到开会有目的、有计划、有成效。
企业必须把握一个原则:可开可不开的会议坚决不开。
企业如果能将会议效率与绩效考核挂钩,那将是最有效的会议管理。
三、             主持会议的技巧
会议成败或作用大小与主持人关系极为密切,要想会议取得成效,主持人必须做好以下工作:
1、              事先做好规划,确定会议主题、讨论重点、解决途径、发言顺序,并设计好自己的建议与具体措施,最好事先告知与会者会议的主题;
2、              掌控会议进程,启发与会者的参与性和创意思维,让会议朝有利问题最终解决的方向发展;
3、              及时机智打断无关会议主题的提议和发言,保持会议主题不动摇;
4、              在会议冷场时,要主动化解紧张局势,避免陷入僵局;
5、              在会议讨论热烈时,要善于引导,对建议性意见及时给予鼓励;
6、              注意眼观六路、耳听八方,对内向沉稳者,主动给予发言机会,不使每一个出席者受冷落;
7、              适时归纳总结,问题解决了,及时宣布散会。
8、              对超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时,否则宣布择机另开。
9、              会议纪要必须在会议结束后半个工作日内发放到与会者手中,最好用电脑记录同步发放;
10、           做好会议跟踪,确保会议决定事项得到落实。
如果一个企业想从会海中解放,就必须对会议进行管理。

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