Written on 2013年3月29日 @ 09:19 | by 中小企业规范化管理网 | Tags: 企业规范化管理  档案管理  档案  规范化管理  

企业规范化管理之档案管理

作者:张国祥
由于电脑的普及,许多材料都存储在电脑或U盘里,不少企业忽略了档案管理,文件随处可见,资料用过就扔,没有一点安全保密观念。当然这从另一方面反映出新时期档案管理的新特点。一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度,没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验,一定是个难题。
今天我们先说说档案管理的好处,即作用和意义,再谈谈新时期企业档案应该怎么管。
一、             档案管理的作用和意义
1、     准确反映企业的成长历程
首先声明,不想成长的企业勿需档案管理。档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。
2、     防患企业商业秘密外泄
企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还有要保密意识。
3、     决策制订的参谋和帮手
企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。
4、     企业文化的活标本
很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映(参阅张国祥老师文章《企业规范化管理之企业文化》)。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。
5、     企业宣传的资料库
档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。
6、     员工成长的断代史
很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。
二、             如何管理企业档案
1、     分类整理、统一存放
一个成规模的企业应该有专门的档案室或资料库,特别是电脑的普及运用,档案管理显得更加重要。凡使用电脑软件的企业,都会定期产生大量的报表,这些报表一经领导审阅,多数就成了废纸一张,有保密观念的,会撕碎扔掉;没有保密观念的,通常就是揉搓一下随手一扔。给企业的商业机密安全工作带来极大隐患。
企业必须建立健全档案管理制度和保密守则。对各种各样的资料收集、发放、登记、分类、回收、存档、保管、保密等级、保管期限、销毁等,做出统一而明确的规定。这些资料包括文字的、影像的、光碟的等等。
2、     集中管理、信息共享
企业档案必须集中管理,但是一定要方便共享。数据资料设定权限密码,以方便工作查阅而又不易泄密为原则。数据库管理必须严格复制、传播登记手续。文字资料一律实行审批制度,原则上以在资料室阅读为主,因工作需要必须借出时,实行先批准、登记、再借用制度。严格控制资料丢失。
3、     电子档案,文字目录
凡是只有电子文档,而没有文字资料的重要资料,必须编写文字目录,列明文档生成时间、起草人、审核、批准及生效时间,资料保管人。电子文档最大的好处是不易篡改,哪怕更改一个标点符号,文档时间就会自动更新。所以能够进行电子文档处理的企业都应该进行电子化处理。
同时,企业的文字资料也要编制电子目录,方便管理、方便查找,也可以防止丢失。
4、     每年编写企业大事记
企业档案管理部门应该每年组织一次企业大事记编写工作,这既是对企业全年工作的一个回顾和总结,也是为后人了解企业成长提供方便。当然企业也要事先确定一个大事记的入选标准。不能太滥,太滥就没有意义了。
5、     保守机密、人人有责
企业档案管理绝不是档案部门的事情,而是企业人人有责的大事。商业机密关系企业存亡,没有一个人可以说这不关我的事。企业内部员工人人都在享用企业机密,每天的早会晚会都在通报企业的运营数据,这都是商业机密。人人有责不是空话。

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