Written on 2017年2月22日 @ 08:35 | by 中小企业规范化管理网 | Tags: 企业规范化管理  计划管理  制订计划  要诀  计划  规范化管理  

 企业规范化管理之计划管理——制订计划的五个要诀

作者: 张国祥
凡事预则立,不预则废。良好的计划是成功的一半。计划很重要,是人都知道,问题是愿意订工作计划的人不多,知道如何订计划的人很少,订了计划能够坚决执行、坚持做到、务求做好的更是少之又少。
企业工作计划通常分为年度计划、月度计划、周计划、日计划,同时还有项目计划或专项计划。毫无疑问,人人都应该做好日计划,企业高层管理者需要做好年度计划,企业的中坚力量——各部门主管则必须做好月计划或周计划。至于是以月计划为主,还是以周计划为主,则需要依据企业工作性质及具体项目来决定,二者并举也可。
不论何种计划,其构成内容不外乎任务名称、完成措施或关键节点、达成目的或完成量化指标、工作责任人、配合人或协作人、起止时间、完成天数、视需要可增加奖惩约定。所不同的只是任务多少而已。当然,日计划可简化压缩为只有任务名称加时间段即可。
如果说管理混乱的根源是权责不明,那么效率低下的原因就是计划不清(或没有计划)。要解决效率低下的问题,就得从制定计划着手,首先从学会制订计划开始!
在长期的企业咨询过程中,我们总结出了制订计划的五个要诀:任务名称准确、目标清晰可数、工作责任到人、完成时间到天、措施具体得力。五个要诀对提高员工订计划的水平和速度大有帮助,现整理出来供有需要的企业或员工借鉴。
一、任务名称准确
任务就是要干什么。任务名称准确的具体要求是让人一看就知道要做什么,一定是动词+名词,如催收货款、缴纳电费、拜访客户、开发供应商、确定承包合同格式文本等等。
不会订计划的员工主要问题是不知道自己应该做什么,一是习惯于听上级的安排,二是企业管理不规范,岗位职责不够清晰明确,员工不知道自己的任务是什么。如果每一名员工都有清晰的工作职责,确定任务名称就很容易了。比如招聘主管的职责一定有进行人才' ;%߈Zh8LE' ;%߈Zh渠道等,那么,担任招聘主管的员工在制订计划时就会有这样的任务名称:进行本地区服装设计师供给状况调查、增加招聘渠道。当然下级员工的任务名称也可以是上级主管工作计划中已经确定的事项。
二、目标清晰可数
任务目标就是工作要达到的程度和取得的结果。达成目标要么“看得见”、要么“数得出”。如“增加招聘渠道”要达成目标可以是“确定3家报批”,也可以是“签订3家合作合同”,还可以是“完成招聘渠道筛选报告”。前二个表述属于“数得出”(3家),后一表述就属于“看得见”(报告)。
确定达成目标取决于制订计划的员工所担任岗位的权力。目标清楚,工作就不会走弯路。
三、工作责任到人
责任到人就是明确事情具体由谁做。不规范的企业往往把责任只划到部门层面,而没有划到人头。要知道部门是不会做事的,做事的只能是人——担任特定岗位的员工。责任不到人,计划十有八九要落空。责任人可以是制订计划者本人,也可以是制订者下属。如“制订招聘计划”可以是人力资源经理本人,也可以是其下属——担任招聘主管或招聘专员的员工。责任人多数情况下是一个人,但也不排除有时候是一类人,比如“人力资源经理”安排新制度培训工作,其责任人就可以是他的下属——四个主管分别同时去完成。
责任人是负主责的人。配合人或协作人也不可忽视。规范的企业工作都是按流程操作,是多岗位员工协同作战,分兵把守。在计划中明确配合人或协作人,就可以让“他们”事先知晓配合要求或支持内容,方便先做准备或事先留出时间,这样工作才能够有条不紊不至于打乱仗。
四、完成时间到天
时间到天有两个涵义:一是要多少天完成,二是完成截止时间是哪一天。后面措施具体得力中的“关键节点”也有可能是时间安排,因为你如果错过了这个时间,任务就不可能完成,比如外贸企业的船期,参加展会的参展期,参加招聘的招聘日等。
同一阶段有多项工作任务,还得考虑轻重缓急,时间管理四象限法则就可以派上用场了。比如紧急的任务放在前面,不急的事情放在后面;或者把重要的事情放在前面或者增加完成时间。同时还要兼顾同一责任人不能在同一时段完成两项工作。
完成计划时限一定要留有余地。实际完成时间则尽量往前赶,这样才能掌握工作主动权。
五、措施具体得力
措施是怎样做。工作任务能否完成,措施很重要。措施具体说明员工知道事情应该怎么做,关键节点清楚说明员工心中有数。如果一名员工对该项工作从何处入手或关键节点把握不准,要把工作做好是不太可能的。比如任务名称“增加招聘渠道”要完成的措施就可以是这样:网上搜索中介机构或平台,初选6家中介或平台,电话洽谈确定3家意向中介或平台、撰写筛选报告上报经理审批。
措施具体,工作就能有条不紊;措施得力,工作就能高效快捷。
可以这么说,工作越忙越是要订计划。计划到位,事半功倍;计划紊乱,手忙脚乱。
以上经验是笔者在咨询企业辅导计划制订时与老板员工共同归纳总结的,在此对咨询企业的老板员工一并表示感谢。

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