Written on 2017年1月26日 @ 14:32 | by 中小企业规范化管理网 | Tags: 职责  界定  方法  

职责的界定方法

作者:张国祥
如何确定岗位职责呢?还得从企业战略目标分解开始,然后进行企业决策分类,再从组织架构设置到岗位配置入手,进行职能细分和流程梳理,才能搞清楚各岗位承接的事项和承担的工作。
进行过流程梳理和优化的企业,界定岗位职责比较容易。把流程图中与某一岗位对应的事项归纳起来,该岗位的工作职责就完成了一大半。再将本企业管理人员、一般员工的共性工作进行归类,个性化地划分到该岗位,其岗位职责就齐全了。一般员工的共性职责有“遵守公司规章制度”、“完成上级交办的其它工作”。主管人员的共性职责有:负责组织制度拟订和贯彻执行、负责系统目标制订并组织达成、负责本单位本部门成本控制管理、负责本系统员工的发展管理、负责本系统员工的绩效与薪酬管理、负责本系统例外处理、负责公司规章制度在本系统的贯彻执行、完成总经理交办的其它工作。
在实践中,企业员工撰写岗位职责常犯错误有以下情形:
1、把做好的要求当作工作职责。如收银员职责“负责收银工作”,不少企业员工写成了“确保收银不出差错”。工作职责就是该岗位员工必须做的,没有商量的余地。能不能做到,能够做到多少,是职责完成情况或者说是考核的结果。
2、把工作中的某一个活动当作职责。或者说把一项职责分解为几个动作表述,如把会计职责的“负责报销核算工作”分解为“负责审核单据”、“负责核对预算”、“负责核实报销金额”等就过细了,容易淹没工作主题。
3、把支持、协作事项当作工作职责。如“负责参与学习讨论”、“负责参与方案讨论”、“负责部门之间的协调”等内容放在任何岗位都没有实质意义。岗位职责只需要界定主管工作或主办工作。
4、把履行职责应该具备的条件放到职责中。如把“身体健康”、“忠于职守”、“胆大心细”错放在保安的职责中。这些属于担任保安应该具备的条件,而不是保安职责。
5、假话空话套话。有的企业员工在工作职责中表决心,如“全心全意”、“保质保量”、“准确无误”之类的词句根本不应该出现在岗位职责之中。
岗位职责重在解决“管什么”、“做什么”,只能用动词加名词来表述。它不能使用修饰词,不能用形容词,不能用比喻,不能用夸张,它必须客观理性、平白直说。所谓“有一说一,有二说二”用在岗位职责写作上最为贴切。
岗位职责要写好写准确不容易。多一字不行,少一语有误,多一项不行,少一项更不行。多一字工作变性,少一项工作落空。撰写岗位职责不需要生花妙笔,撰写岗位职责需要朴实文风,不能娇柔做作,必须字斟句酌。
古人讲写诗功夫在诗外,看来,写岗位职责功夫也在写作之外,那就是你必须清楚该岗位负责的全部事项。也就是说确定岗位职责在前,写好岗位职责在后。
岗位职责具有极强的企业特色。同岗位名称在不同的企业其担负的职责是不一样的。照搬照抄几乎没有可能。只能企业人员组织起来共同拟订撰写原则和撰写标准,然后分头执笔拟订初稿,再集体讨论补充,最后由企业负责人组织审批。岗位职责界定是企业组织行为,必须群策群力,不能假手个人包办。
兹举实例一份,供读者借鉴参考。
附:某制造企业行政部物业科基建监理岗位职责
1.负责基建工程询价。
2.负责基建工程队选择报批。
3.负责基建预算报批。
4.负责基建合同草签。
5.负责基建施工管理。
6.负责组织基建工程验收。
7.负责组织基建工程结算报批。
8.负责基建合同、基建档案管理。
9.遵守公司的规章制度。
10.完成上级交办的其它工作。

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